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Fin des comptes

Résumé

D'après la charte, les comptes @ens.fr ont une durée de vie limitée à votre scolarité + 1 an de grâce. Le compte peut donc être prolongé en cas de CST ou autre congé.

À la fin de vie de votre compte, vous devez répondre à ces questions:

  • doit-on vous fournir une copie sur CD de vos fichiers? Si oui, passez-vous prendre le CD, ou bien désirez-vous que l'on vous le poste, à quelle adresse?
  • faut-il faire suivre le mail? Si oui, vers quelle adresse? A compter de quelle date?
    NB: Cela dure une dernière année de grace.
Mais on peut avoir un compte à vie, ou une adresse à vie dans le domaine @normalesup.org.

Quand est prévue la fin de mon compte?

Pourquoi?

Par décision politique, une adresse @ens.fr est réservée aux personnes en titre à l'ENS: élèves ou étudiants en scolarité, personnels ENS, personnels des entités rattachées à l'ENS (UMR CNRS, Inserm, etc.), personnes travaillant dans le cadre d'activités de l'ENS, etc.

Pour les anciens élèves, on applique ici une règle similaire aux autres Grandes Ecoles: le domaine normalesup.org permet d'avoir une adresse mail à vie, semblable à ce que proposent l'Ecole Polytechnique. l'Ecole Centrale, l'Ecole des Mines. Ceci est rappelé dans la charte de l'ENS, au paragraphe 2.5: 

        2.5. Cette autorisation prend fin lors de la cessation de l'activité qui l'a
	justifiée. En ce qui concerne les élèves et étudiants, elle prend fin dans le
        délai d'un an maximum après la fin de la scolarité, sauf raison exceptionnelle
	validée par le Directeur de l'École.
En cas de congé, de CST, etc. il va de soi que le compte peut être prolongé.

La procédure

A la création de chaque compte, on note une date de fin basée sur votre statut. A compter de quelques mois avant la date notée de fin, vous recevez des mails automatiques et génériques de rappel. Il faut alors répondre aux questions concernant vos fichiers et votre adresse mail. Or argumenter pour demander prolongation.

Merci de répondre, en gardant le sujet de ces mails.
NB:Absence de réponse vaudra consentement de fermeture à la date indiquée.

La procédure est alors:

  • à la date indiquée, rendre le compte inaccessible. Le mail y arrive toujours, rien n'est de suite détruit. Ceci permet de remettre en état vite si besoin est.
  • ensuite le compte est détruit et archivé 2 ans par le SPI.
  • un éventuel fichier .forward est pris en compte pour faire suivre pendant un an les derniers mails.

Récupérer ses fichiers

Vous avez 2 possibilités, non exclusives:
  1. transférer vos données vous-même vers votre machine personnelle, votre nouveau lieu de travail;
  2. demander au SPI de vous fournir les données de votre compte, soit sur un CD/DVD, soit à téléchager au format ZIP. Le SPI garde environ 2 ans copie de ces données sur archive, puis il les détruit en application des lois informatiques et libertés.
    Format de ce CD ou de ses fichiers ZIP

    NB: donc abandonner son compte et revenir 5 ans après << oops! je n'ai pas gardé une copie de ma thèse >> aménera une réponse négative!

Récupérer uniquement son mail

Le mail fait partie des fichiers ci-dessus.

Mais il est aussi possible de récupérer ses dossiers mail avec des outils lourds de mail: Thunderbird, Mail sur Mac, Outlook ou Courrier sur PC.

Récupérer = configurer ces outils pour accéder en IMAPS à votre mail sur clipper puis déplacer dans des dossiers locaux ou dans une autre boite mail.

Rappel de la configuration IMAPS:

  • serveur IMAP: clipper.ens.fr, sécurité SSL/TLS
  • serveur SMTP: clipper.ens.fr, sécurité SSL/TLS avec login/password

Vers phare, la procédure pour transférer le courrier électronique a été automatisée. Connectez-vous en SSH sur phare, tapez copier_mail_de_clipper et suivez les instructions.

Récupérer le mail depuis l'archive zip

Si n'avez pas récupéré votre mail avant que l'accès à votre compte ne soit fermé, il est présent dans l'archive Zip que vous pouvez avoir demandée, mais le format n'est pas évident.

Pour faire quelque chose de ces fichiers d'archives, il vous faut un vrai logiciel de courrier électronique. Nous conseillons Thunderbird et voici quelques explications sur comment le configurer.

Pour importer les archives de mail du fichier Zip vers Thunderbird:

  1. Dans les paramètres des comptes / accounts settings, choisir les dossiers locaux / local folders et regarder ce qui est écrit à côté de « local directory ».
  2. Dans l'archive Zip, prenez les fichiers sous le répertoire clipper/Mail/ et extrayez-les dans le répertoire que vous avez repéré à l'étape précédente.
  3. Quittez et relancez Thunderbird.

Vos archives de courrier sont maintenant lisibles dans Thunderbird. Mais elles ne sont présentes que sur votre ordinateur. Vous pouvez vouloir les copier vers un compte sur un serveur avec des sauvegardes sérieuses. Il suffit de le faire à la souris à l'intérieur de Thunderbird.

Et mon adresse mail?

A la fermeture, il est possible de faire suivre tous les mails qui arrivent vers notre nouvelle adresse. Sans danger, cela peut être fait pendant 1 an. Ces mails seront marqués [clipper], vous permettant donc assez facilement de voir qui vous écrit encore sur clipper.

Faire suivre est implicite si vous avez laissé un fichier .forward.
Sinon, faire suivre sera mis en place si vous le demandez en répondant au mail annonçant la fermeture.

Quid d'un répondeur donnant votre nouvelle adresse?
Ces réponses automatiques génèrent des mails aussi vers les spammeurs, certaines de ces adresses sont des adresses pots de miel, permettant de construire automatiquement des listes de sites se comportant mal sur Internet. Un répondeur peut ainsi à terme faire que TOUTE l'ENS ne peut plus poster de mail.
Exemple: ici la politique de Spamcop. On peut être d'accord ou pas, cela s'est imposé comme standard de fait, effectivement c'est au détriment des usages utiles...

Un compte à vie?

Depuis l'été 2007, une machine phare.normalesup.org permet d'avoir un compte. Voir ce site.
Cette machine est gérée par l'association des anciens élèves et des bénévoles. Ici comment transférer ses documents, son mail. Contacter le SPI est donc inutile pour les détails pratiques.

Une adresse à vie?

Voir le site http://www.normalesup.org pour demander la création d'une adresse à vie, en général de la forme <Prenom.Nom@normalesup.org>.
Ce site est géré par l'association des anciens élèves et des bénévoles. Contacter le SPI est donc inutile pour les détails pratiques.
Page rédigée par Jacques Beigbeder, le 22 juin 2006. Mises à jour les 4 août 2006, 9 août 2007, 16 janvier 2008, 17 septembre 2008, 2 octobre 2008, 31 août 2009, 18 septembre 2009, 23 septembre 2009, 17 octobre 2012.
Page écrite par <Jacques.Beigbeder[arobase]ens[point]fr>